Excel-Lösungen sind seit mehr als zwei Jahrzehnten allseits beliebt, je komplexer aber die Zahl der Nutzer wird und je mehr Daten versendet werden, desto häufiger stößt Excel an seine Grenzen. Eine Lösung, die lange und mit vielen Schritten gewachsen ist, wird dann schnell mal nicht mehr bedienbar. Das ist in der Praxis äußerst ärgerlich, weil diese Programme ja tagtäglich genutzt werden und viele entscheidende und lange gesammelte Daten enthalten. Eine suboptimale Bedienbarkeit stellt die wenigsten Nutzer zufrieden. Dabei muss man wissen, dass Excel keine Datenbank wie Access ist, sondern eben ein Programm zur Tabellenkalkulation. Hierbei werden Rechenoperationen automatisch durchgeführt. Die Ergebnisse der Rechnungen können mit Hilfe der Excel-Tools in Statistiken und Diagrammen dargestellt werden. Doch so flexibel, wie gewünscht, ist das Programm meistens nicht. Excel öffnet bei jeder Öffnung alle Daten im Hauptspeicher. Mit steigender Anzahl der Datenbankensätze wird Excel immer schwerfälliger und störungsanfälliger. Auch die Zugriffszeit der Excel-Datei verlangsamt sich durch steigenden Datenbestand. Inzwischen hat man in Excel einige einfache Datenbank-Funktionen integriert, um das Programm schnell und sicher zu halten. Wenn man versucht, eine Excel-Datei in eine Datenbank zu übertragen, dann benötigt das eine Menge Aufwand.
Access Tipp
Bei Access ist es so, dass die Daten in einer zentralen Datei gespeichert werden, die dann für alle Nutzer zugänglich sind. Diese Daten werden dann in die benötigten Datenbanken übertragen. Aber auch hier ist es so, dass bei steigenden Datenmengen die Verarbeitungsgeschwindigkeit sinkt und die Fehlerhäufigkeit steigt. Individualsoftwareentwicklung bietet hierfür genügend Möglichkeiten.